|
Correspondentiebestand
|
|
|
Correspondentiebestand
U herkent het wel. De vele brieven die u van verschillende instanties en
bedrijven ontvangt. (gemeente, verzekerings- maatschappijen,
waterbedrijf enz.) U bewaart ze op verschillende plaatsen. En als u
die nodig hebt weet u ze niet te vinden. Dan is dit
correspondentiebestand misschien een oplossing voor u.
Plaats rechtsboven op elke enveloppe een volgnummer. U laat de
brief dus in de enveloppe zitten en nummert ze. U mag met nummer 1
beginnen maar u mag ook bij 100 beginnen. Dat mag u zelf weten. Een
paar gegevens van de brieven tikt u in het correspondentiebestand. De
brieven bewaart u op nummervolgorde in een doos, la enz.
Via de selectie Soort kunt u in het bestand het nummer van de op te
zoeken brief snel vinden en dus ook de brief in de
doos of la.
Het bestand is zonder wachtwoord beveiligd. U kunt de beveiliging dus
uitschakelen om het eventueel aan uw wensen aan te passen. Let op: de
eerste kolom aan de linkerkant (Nr) moet u niet wijzigen, omdat er
voor de regelnummering formules
in de kolom staan.
Lees de onderstaande handleiding en tips om optimaal van dit
correspondentiebestand gebruik te maken.
Handleiding
De nummers aan de linkerkant zijn regelnummers en hebben verder geen
functie.
Klik in de kolom Soort in het vakje achter cijfer 1. In het vak verschijnt
een pijltje.
Klik op het pijltje en er verschijnt een keuzelijstje met namen
van soorten brieven (Bank, Gemeente enz.)
Klik op een naam en de naam wordt in het vakje geplaatst.
(Met het schuifbalkje aan de rechterkant kunt u de keuzelijst op en
neer schuiven)
Opmerking: Indien u namen aan het lijstje wilt toevoegen, moet
u onderaan het scherm op de tab Soort klikken. In het nieuwe
scherm ziet u aan de linkerkant het lijstje staan.
Klik onderaan de lijst. (Er staat een letter z in, maar die wordt
overschreven)
Tik een nieuwe naam in en druk hierna op de Enter-toets. Op deze
manier kunt u meerdere namen toevoegen.
U kunt weer naar het Correspondentiebestand teruggaan door onderaan op de tab Correspondentie-Brieven
te klikken.
In de volgende kolom (Onderwerp) beschrijft u kort de inhoud
van de brief. (Zie bovenstaande afbeelding)
In de volgende kolom kunt u eventueel de naam van het bedrijf
of instantie intikken.
In de kolom Ontv. Datum tikt u de datum in wanneer u de brief
ontvangen heeft.
Nu komt het belangrijkste. Tik in de kolom Brief volgnr.
het volgnummer voor de brief in.
Noteer dit nummer ook rechts bovenaan op de enveloppe. Laat de brief
in de enveloppe zitten.
In de kolom Opm. / Actie kunt u uw opmerking of actie noteren.
De volgende brieven tikt u op dezelfde manier als hierboven beschreven
in.
In dit bestand kunt u totaal 700 brieven noteren. (De regels zijn tot
nummer 700 genummerd)
Indien u dit te weinig vindt kunt u het zelf uitbreiden.
(Doornummeren)
Hierna bewaart u de brieven op nummervolgorde in de doos of la.
Het opzoeken van een brief
Wanneer u een brief wilt opzoeken, handelt u als volgt:
Bovenaan de kolom Soort ziet u een pijlknopje aan de
rechterkant.
Klik op het pijlknopje. Hierdoor verschijnt het keuzelijstje.
Stel dat u een brief van de Gemeente zoekt, dan klikt u op de keuze
gemeente.
Alle brieven die u van de Gemeente gekregen hebt worden geselecteerd
en getoond.
Via de kolom Onderwerp en Brief volgnr. kunt u de brief
die u opgeborgen hebt weer terug vinden.
Na de selectie kunt u alle brieven weer op het scherm plaatsen door op
hetzelfde pijlknopje te drukken
en te kiezen voor Alle categorieën
>> Klik
hier om de het Correspondentiebestand gratis te downloaden
>> Klik
hier om terug te keren naar het Download Overzicht
|
|
